Безопасная печать: оптимизируем работу бизнеса

Многие компании выбрали проактивный подход к обеспечению информационной безопасности. Однако бизнес часто забывает об элементарных вещах, которые могут стать серьезной уязвимостью и привести к потере конфиденциальной информации. В то время как безопасность мобильных устройств, корпоративной электронной почты и бизнес-критичных систем обычно обеспечена на высоком уровне, контроль печати все еще вызывает головную боль как у администраторов, так и у специалистов службы информационной безопасности (СИБ).

В 2020 году ИБ-эксперты CyberNews получили доступ к управлению 28 000 незащищенных принтеров по всему миру и распечатали на них руководство по безопасности. Такая акция «белых» хакеров была направлена на привлечение внимания компаний к необходимости обеспечения защищенной печати.

С момента отправки задания на печать и до получения распечатанных документов бизнес может столкнуться с различными рисками:

• Отправка файлов на сервер печати в незашифрованном виде;
• Отсутствие контроля и политики доступа: кто, когда и какие задания отправлял на печать;
• Доступ к принтеру неавторизованного пользователя;
• Отсутствие контроля ошибочно направленных на печать файлов;
• Оставленные без присмотра распечатанные документы в выходных лотках;
• Отсутствие запрета на печать определенных типов документов.

Как работает безопасная печать?

Жизненный цикл безопасной печати проходит три этапа:

1. Перед печатью. Обеспечение безопасности инфраструктуры печати: кто может отправлять документы на печать, к каким документам у сотрудника есть доступ, и что они могут распечатать.
2. Во время печати. Защита рабочих процессов печати – безопасность самого процесса печати.
3. После печати. Защита распечатанного вывода: только после авторизации на принтере пользователь может забрать распечатанные документы.

Инструменты и программное обеспечение, используемые для безопасной печати, позволяют ограничить доступ к принтеру в зависимости от того, кто использует устройство. Доступ к принтеру сотрудник может получить только после авторизации.

Авторизация может быть осуществлена посредством программирования RFID-карт. Аутентификатором на сетевом принтере может стать карта-пропуск, которую используют сотрудники для доступа в здание офиса. Использование RFID-карт позволит осуществить запуск и вывод документов на печать только после авторизации пользователя.

Преимущества безопасной печати

Предотвращение утечки корпоративных данных
Даже если компания не является субъектом КИИ, в ее распоряжении есть конфиденциальные документы и данные, охраняемые NDA – соглашением о неразглашении. Это может быть юридическая информация, данные о клиентах, продуктах, услугах или маркетинговые отчеты. Безопасная печать позволяет осуществлять контроль политики доступа и вести учет печати по подразделениям, отдельным пользователям и устройствам.

Сокращение расходов на закупку большого количества принтеров
В целях безопасности компании устанавливают персональные принтеры для каждого сотрудника, который работает с конфиденциальной информацией. Управление корпоративными системами печати позволяет сохранить высокий уровень ИБ без дополнительных затрат на большое количество принтеров. Позвольте сотрудникам использовать сетевой принтер, не беспокоясь об утечке информации.

Оптимизация затрат за счет передачи на аутсорсинг
Почему большое количество компаний не использует безопасную печать? Для многих такое решение представляется нерентабельным. Аренда или покупка оборудования, оснащенного функциями безопасности, является дорогостоящим решением. Обучение работников правильной работе и обеспечению безопасности печати также увеличивает расходы. При передаче этой задачи на аутсорсинг, бизнес получает сертифицированные процессы, надежное оборудование и обученную команду специалистов по безопасности в режиме «единого окна».

Повышение лояльности клиентов
Утечка данных, в том числе и о клиентах, наносит удар по имиджу компании и ведет к финансовым трудностям. Компании, которые предпринимают меры для защиты информации с помощью решений для безопасной печати, имеют высокий уровень доверия со стороны клиента. Доверие, в свою очередь, закладывает основу лояльности и долгосрочных отношений.


А как это работает на практике?

Заказчик «Онланты» – крупная российская девелоперская компания – передала на аутсорсинг сервис печати и внедрила систему безопасной печати.

Компания ежедневно работает с большим объемом конфиденциальных документов, в том числе финансовых. Такая документация требует надежной защиты от создания до печати и дальнейшей работы с данными. Задачу по управлению безопасной печати взяла на себя команда «Онланты».

В рамках проекта был обеспечен контроль всех документов, направленных на печать в офисе. Каждому сотруднику необходимо пройти авторизацию, приложив персональную карту к считывателю на МФУ. Руководство компании на регулярной основе имеет возможность получать отчеты по напечатанным и отсканированным сотрудниками документам. Такой подход позволил значительно сократить затраты на нецелевую печать. Так, сотрудники используют корпоративные принтеры и МФУ только по рабочим задачам.


В то время как большинство компаний произвели оценку рисков и внедрили меры по предотвращению угроз, часто оказывается, что процесс печати упускается из вида при аудите безопасности. Многие компании не относятся серьезно к угрозе использования незащищенных принтеров и МФУ. Когда встает вопрос о защите корпоративной информации важно обеспечить безопасность всех сервисов и систем, ведь даже неочевидные с точки зрения ИБ компоненты инфраструктуры могут стать уязвимостью и привести к серьезным последствиям.