Бумажная революция

Два основных вида бумажек в бизнесе – это купюры и документы. И если онлайн-переводы давно заменили нам пачки свеженапечатанных наличных, то электронный документооборот пока так и не прижился. 

Многие компании к печати документов относятся как к привычной издержке, а единственным известным способом по «оптимизации» этого процесса считают покупку дешевого неоригинального тонера. А задумываются ли они, сколько на офисную печать тратится средств ежегодно? И из чего, собственно, эти расходы складываются? 

Печать представляется процессом простым и незатейливым. Аппарат наносит чернила или тонер на бумагу. Кажется, вполне достаточно посчитать стоимость бумаги и красителя, чтобы получить цену за страницу. Но большая часть расходов на печать неочевидна. 

Какие же затраты являются скрытыми? 

Представьте, в какие суммы офисная печать может обойтись крупным организациям с такими издержками? Одним из наиболее надежных средств по оптимизации расходов на печать является ее аутсорсинг. 

Незнание не освобождает от ответственности, а вот знание нередко освобождает
Что же нужно знать? 

Аутсорсинг офисной печати – это передача функций управления и оптимизации печатной техники и связанных с ней процессов профильной компании. Такой сервис позволяет решить проблемы офисной печати без необходимости содержания штата специалистов, а в отдельных случаях и оборудования, на балансе компании. 

Восемь причин освободиться от ответственности, прибегнув к аутсорсингу:  

    Своевременная и компетентная помощь по вопросам печати;
    Бесперебойная работа печатной техники;
    Временное подменное оборудование в случае выхода печатной техники из строя;
    Контроль над процессом печатного документооборота;
    Освобождение сотрудников ИТ-службы заказчика от непрофильных задач;
    Фиксированная оплата за отпечаток;
    Разовое обслуживание сторонними специалистами дороже, чем абонентская услуга;
    Вопросом расходных материалов занимается аутсорсер, что гарантирует их оригинальность и дает возможность приобретения по более выгодным ценам.

Конечно, если документооборотом в вашей компании считается печать 1-2 страниц в месяц, провайдер вам не нужен. А для крупных организаций это то, что доктор прописал. Но чтобы не отравиться таким «лекарством», нужно знать, на какие характеристики обращать внимание.

В бизнесе, как в танго – важен партнер 

Так кому же не страшно доверить поддержку печати, а вместе с тем и некоторые конфиденциальные данные своего бизнеса? Помимо банального ценника, есть перечень факторов, которые важно учитывать при выборе провайдера. 

1.       «Опыт, сын ошибок трудных» 

Опыт компании на рынке, ее возраст и репутация – приоритетные критерии для по-настоящему надежного аутсорсера. Лучше остановить свой выбор на фирме, которая появилась не сегодня и не вчера. У сформировавшейся организации есть свой имидж и постоянные клиенты, от количества которых зависит «коэффициент доверия». 

2.       Специалисты бывают хорошие и отличные… от хороших 

Сертификаты в мире ИТ играют немаловажную роль. И не в качестве артефактов и регалий для хвастовства, а в качестве реальных показателей знаний и навыков специалистов. Внимание к квалификации потенциального партнера – залог успешного сотрудничества. 

3.       Взаимодействие – условие развития 

Электронная почта, телефон, встречи – обратная связь должна быть живой, толковой и постоянной. Общение – фундамент доверия, а о том, как оно сложится, нельзя написать в рекламном буклете или на сайте, только оценить на практике. Поэтому очень важно больше общаться с потенциальным поставщиком прежде, чем заключать контракты и жать друг другу руки. 

4.       Аутсорсинг – понятие круглосуточное 

Круглосуточная поддержка – незаменимая деталь в портрете идеального партнера. «Гуглить в гугле» при столкновении с неприятностями или вопросами – не то, что хочет делать заказчик, отдавая на аутсорсинг часть задач. И не важно, где и в какое время принтер зажевал бумагу – помощь должна быть своевременной. 

5.       За безопасность нужно платить, а за ее отсутствие – расплачиваться 

Даже в рамках одной компании существует ряд документов, которые должны находиться в пользовании лишь отдельно взятых специалистов. Но, зачастую, в компаниях доступ к принтерам имеют сотрудники разного уровня и разных направлений. Вот здесь вам и понадобится безопасная печать! С ее помощью можно идентифицировать пользователя посредством биометрических данных, авторизации по карте или введения кода. Таким образом, документ попадает лично в руки тому, кто его отправил. Время и место получения при этом значения не имеют. 

Если вы до сих пор не можете понять, куда утекает прибыль, взгляните на свой принтер. Возможно, именно этот прожорливый «питомец» зажевал ваши купюры. А это значит, что пора оптимизировать процесс печати, заключив союз с профессионалами. И тогда, когда услышите многообещающее «Мы буквально печатаем деньги», можете смело ответить: «А за нас это делает наш провайдер»!