Международные тренды рынка сервисов печати

Мир «Печатных устройств» уже не тот: за несколько лет направление печати вышло из-под крыла локальных ИТ-отделов и приобрело собственный вектор цифровой трансформации.

По оценке Future Market Insights, к 2025 году глобальные расходы на MPS (Managed Print Services) достигли 68 млрд USD, и в дальнейшем будут расти двузначными темпами до 2035 года. На этом фоне именно международные тренды печати определяют вектор развития, в том числе, локальных проектов и продуктов.

Все более востребованными становятся различные способы аналитики, модели подписки и облачное управление парком устройств. Все эти факторы меняют печатную индустрию, переворачивая привычные процессы закупок, обслуживания и безопасности.

Следить за мировой повесткой важно по двум причинам. Во-первых, зарубежные вендоры и провайдеры зачастую первыми внедряют новые сервисы, которые потом приходят на национальные рынки. Во-вторых, бизнесу нужно сохранять конкурентоспособность. Чем раньше компания адаптирует решения из глобальной практики, тем меньше риск потратить ресурсы но обновление инфраструктуры в горящем режиме, ведь рынок офисной печати оперативно трансформируется из набора отдельных МФУ в систему, где данные, безопасность и опыт пользователя становятся главными показателями эффективности.

Искусственный интеллект и автоматизация

Сегодня ИИ переходит от «создания картинок» к утилитарному инструменту, оптимизирующему различные процессы.

В направлении печати алгоритмы машинного обучения прогнозируют износ картриджей с точностью до страниц, рассчитывают, когда закончится тонер, и создают закупку к точному сроку. Это особенно важно для крупных компаний с десятками устройств, где даже одна внезапно остановившаяся машина может замедлить бизнес-процессы. Прогнозная аналитика избавляет сотрудников от рутинной необходимости отслеживать уровень расходников вручную и снижает вероятность простоев оборудования.

Следующее направление — умные панели управления на МФУ. Нативный интерфейс, напоминающий мобильные приложения, упрощает авторизацию, позволяет запускать шаблоны «скан → облако → ERP» и выводить советы ИИ прямо на экран устройства. Например, если пользователь регулярно сканирует договоры в бухгалтерию, система предложит сохранить этот маршрут как шаблон и сократить действия до одного касания. Такие решения экономят сотруднику до минуты на каждую операцию, а ИТ-отделу дают телеметрию для точной настройки политик печати: от ограничения цветных заданий до автоматического выбора принтера по нагрузке или удаленности.

Наконец, системы мониторинга учатся распознавать аномалии: вдруг количество цветных копий резко выросло или трафик идет не с того ПК. Платформа автоматически заводит заявку в техподдержку, привязывает логи и даже предлагает путь устранения. Получается контур наблюдения, в котором ИТ-специалист подключается уже к готовому контексту задачи, а не ищет причину «с нуля». Это особенно важно в распределенных структурах, где МФУ находятся в удаленных филиалах, а ИТ-поддержка централизована.

Более того, ИИ помогает в управлении документооборотом: анализирует типы документов, определяет чувствительность содержимого и предлагает уровень защиты. Например, если распечатывается персональная информация, система автоматически включает защиту печати по PIN-коду или карте доступа. Такой подход обеспечивает надежность и снижает риск человеческой ошибки.

В перспективе ИИ станет основой интеллектуальной оркестрации печатной среды. Он уже способен учитывать поведение пользователей, загрузку устройств, энергопотребление, стоимость печати и даже углеродный след — и на основе этих данных предлагать компании конкретные рекомендации по оптимизации. Это не просто автоматизация задач, а переход к интеллектуальной системе, которая развивает себя сама.

Глобальная цифровизация и облачные решения

Параллельно компании массово мигрируют с локальных серверов на облачные платформы MPS. По свежему обзору Quocirca, гибридная облачная инфраструктура останется доминирующим подходом в ближайшей перспективе. 75% организаций сейчас используют гибридное управление печатью, 4% — полностью облачные, а оставшиеся 22% — локальные. Через два года 16% будут полностью облачными, 70% — гибридными и 14% — локальными. Это способствует созданию управляемых виртуальных сервисов печати, которые берут на себя полный цикл: от учета устройств до биллинга и SLA.

Экономика решения очевидна. Централизация печатной инфраструктуры в дата-центре или публичном облаке исключает расходы на локальный сервер, резервирование и ручные обновления прошивок. По оценкам DEX Imaging, бюджет поддержки сокращается на 15–25 % уже в первый год эксплуатации, тогда как расходы перераспределяются в предсказуемую подписку.

Главный плюс — гибкость. Облако снимает территориальные рамки: сотрудник отправляет документ в виртуальную очередь, а забирать его может в любом офисе или коворкинге. Эту мобильность особенно ценят компании с гибридной или территориально распределенной офисной инфраструктурой. «Печать откуда угодно» поддерживает безопасный протокол Pull-Print — без промежуточного сохранения файла на локальном устройстве. В результате бизнес получает гибкость в доступе к процессу, а ИТ-служба — сквозной аудит и защиту данных.

Так, международная практика подтверждает: облачные MPS — не временный тренд, а драйвер развития печати как прозрачно-управляемой части корпоративного IТ-ландшафта.

Рост спроса на безопасную печать

За последние два-три года печатная инфраструктура перестала быть просто офисной «надстройкой» и стала частью корпоративной системы безопасности. Современные сервисы печати все чаще интегрируются в общую ИБ-экосистему компании: данные о пользователях и история заданий сохраняются в системе, события печати автоматически отправляются в системы мониторинга, важные документы не остаются в общем доступе. Такой подход позволяет централизованно управлять доступами, контролировать риски и упростить соблюдение регламентов безопасности.

В этом контексте все больше компаний переходят к архитектуре Zero Trust, в которой каждый запрос на печать рассматривается как потенциально небезопасный. Технологически Zero Trust для печати означает, что устройство проверяет не только логин сотрудника, но и контекст: сетевой сегмент, состояние антивируса на ПК, уровень доступа к документу. Если что-то не сходится, задание уходит на дополнительную проверку или полностью блокируется. Такой подход закрывает сразу два риска: утечку через «теневую» печать и несанкционированный вывод конфиденциальной информации на общедоступных МФУ. В результате безопасность становится полноценной функцией сервиса, которую легко масштабировать на весь парк устройств, включая домашние принтеры сотрудников.

Сдвиг к подписной модели и сервисам по подписке

Одновременно рынок движется к подписке: печать превращается в сервис, оплачиваемый по модели PaaS. Провайдер берет на себя поставку расходников, мониторинг и регулярную отчетность, а клиент платит фиксированную ставку за страницу или устройство. Практика подтверждает, что подобная система оправдана: 53% организаций уже пользуются MPS-сервисами, еще 33% намерены подключиться в ближайшие два года.

Подписка решает главную боль финансового директора — непредсказуемость затрат. Когда все счета в рамках одного договора и сумма прозрачна, становится проще планировать бюджет, аргументировать инвестиции и сравнивать стоимость печати между подразделениями. Чтобы показать эту прозрачность, провайдеры включают в ежемесячные отчеты:

• детализацию страниц по цвету, отделам и устройствам;
• динамику износа картриджей и сроки замены;
• метрики энергопотребления и углеродного следа.

Такая статистика помогает не только экономить и планировать расходы, но и подкреплять ESG-инициативы, которые также становятся трендом. А ИТ-отдел получает время для важных проектов, передав рутинный контроль аутсорсеру.

Гибридный офис и удаленная печать

Новый формат работы ставит перед бизнесом задачу: дать сотруднику «печатное рабочее место» независимо от локации. Исследование Keypoint Intelligence показало, что 25% специалистов в США и большинство европейских коллег уже работают гибридно и проводят в офисе около двух-трех дней в неделю. Чтобы поддержать такую мобильность, компании выводят печать в облако и настраивают защищенные каналы для домашних принтеров.

Схема выглядит так: документ отправляется в виртуальную очередь, где шифруется и хранится до аутентификации пользователя. Сотрудник подтверждает личность через корпоративное приложение или карту, а вывод происходит либо на офисном МФУ, либо на сертифицированном домашнем устройстве. При этом интеграция с корпоративным VPN и сквозным TLS-шифрованием защищает данные даже в публичных сетях, а риски «теневой печати» уменьшаются: аналитика показывает, что 33% инцидентов связаны с личными домашними принтерами вне контроля ИТ.

Для ИТ-службы главный плюс — единая политика: одно решение управляет драйверами, правами и логированием независимо от того, где стоит принтер. Сотрудник же получает привычный опыт печати без сложной настройки, а бизнес закрывает вопросы безопасности и оперативной передачи документов. В итоге гибридный офис становится по-настоящему бесшовным, а печать — такой же доступной услугой, как корпоративный мессенджер или почта.

Ситуация в России: насколько эти тренды применимы

Российский рынок ничем не отличается от глобального по вектору, но скорость внедрения решений заметно ниже. Интерес к облачным MPS-сервисам растет: ИТ-директоры коммерческих компаний рассматривают подписку на управление инфраструктурой печати как часть более широкой стратегии цифрового развития. Частным компаниям также выгоден переход на MPS формат сопровождения — он сокращает разовые вложения и ускоряет масштабирование по регионам.

С точки зрения реализации государственные структуры по-прежнему полагаются на on-prem-платформы: требования по защите гостайны и импортозамещению заставляют их держать серверы печати внутри периметра. Тем не менее интерес к облачным вариантам реализации компонентов системы также начинает расти.

Интеграция сервисов печати с системой безопасности уже стала обязательной в банках, энергетических холдингах и страховых группах. Согласно совместному исследованию CNews Analytics и «Лаборатории Касперского», более половины российских компаний (52%) строят ИБ-стратегию на принципах Zero Trust; это означает, что принтеры и МФУ автоматически входят в контур строгой аутентификации и шифрования каналов. Такие организации требуют от интеграторов поддержки сквозного TLS и однократного входа по корпоративным учетным данным, а журналы заданий сразу отправляются в SIEM.

Интенсивность перехода на комплексные MPS-модели на рынке РФ пока немного отстает от международной практики. Изначально формат MPS на местный рынок принесли глобальные вендоры, стартовав предоставление данных услуг с заключения единых контрактов с  представительствами международных компаний в РФ и постепенно переходя на локальные организации. После частичного ухода вендоров  заказчики MPS услуг стараются сохранить привычный подход, подписывая договоры со специализированными системными интеграторами и сервис провайдерами, которые продолжают обслуживание по тем же SLA.

Пандемия показала потребность в удаленной печати. Опрос BCG и HeadHunter зафиксировал, что до 60% российских работников готовы и дальше работать частично из дома, но не хотят менять привычный процесс подписания бумажных документов. В результате крупные заказчики разворачивают защищенные каналы для домашних принтеров или разрешают печать только через виртуальную очередь с последующим получением в ближайшем офисе. Такие проекты пока точечные, но доказали свою жизнеспособность: они позволяют соблюдать ИБ-политику и сокращают время на курьерскую доставку документов.

Выводы

Офисная печать остается важным элементом ИТ-инфраструктуры, даже когда доля цифрового документооборота растет. Международные и локальные тренды показывают, в каком направлении движется отрасль. Бизнесу нужна гибкость, чтобы печатать из любой точки; безопасность, чтобы документ не ушел не туда; и устойчивость, чтобы сервис продолжал работать при любых внешних изменениях. Те компании, которые уже сегодня выстраивают управление печатью по принципу MPS методологии, получают экономию на владении, прозрачный бюджет и готовность к будущим вызовам рынка.