Оптимизация ИТ-затрат: проблемы, оценка, решения

Оптимизация затрат – это комплекс непрерывных процессов, который включает в себя получение наиболее выгодных цен и условий для закупок, стандартизацию, упрощение работы с платформами и приложениями, автоматизацию и цифровизацию ИТ- и бизнес-операций.

При правильной и непрерывной оптимизации затрат на ИТ можно внедрить культуру эффективного управления затратами всей компании. Регулярные меры по оптимизации затрат позволят повысить гибкость, снизить затраты и высвободить необходимые ресурсы.

Общие проблемы с оптимизацией ИТ

Производительность компании может снижаться по ряду причин: из-за экономической рецессии, давления со стороны конкурентов или изменения ситуации на рынке. В этом случае большинство компаний задумываются об оптимизации затрат на ИТ. В этот момент они сталкиваются с рядом проблем:

Отсутствие информации у ИТ-команды

Многие компании рассматривают оптимизацию затрат на ИТ как разовое мероприятие, так как большинство затрат являются непрозрачными. Обычно только топ-менеджмент компании знает, сколько средств было инвестировано, какие инструменты были внедрены и что было запланировано на будущее. ИТ-команды не имеют такой информации, поэтому им сложно направить усилия на оптимизацию ИТ-затрат.

Отсутствие примера

Не имея представления о том, какие затраты накапливаются или как конкуренты вкладывают средства в ИТ, компании не имеют возможности сравнить свои затраты – внутри компании или по сравнению с конкурентами. Это затрудняет поиск центров затрат, которые можно оптимизировать и получить максимальный эффект.

Отсутствие плана по оптимизации

Эта проблема связана с отсутствием единого отдела или команды в компании, способной возглавить инициативу по оптимизации затрат. Сотрудники не знают с чего начать и как осуществить оптимизацию в масштабах всего бизнеса. В такой ситуации они вынуждены принимать решительные меры по снижению затрат, не имея на самом деле надежного плана.

Когда компании сталкиваются с необходимостью стремительной оптимизации затрат, они часто не понимают, что оптимизация не равняется снижению затрат на ИТ. Именно поэтому процесс оптимизации затрат на ИТ необходимо начать с комплексной оценки:

• Составьте дорожную карту оптимизации ресурсов, чтобы определить краткосрочную и долгосрочную перспективы и реализовать возможные изменения.
• Оцените работу всех систем и приложений. Обновляйте, восстанавливайте или выводите из эксплуатации те сервисы, которые больше не представляют никакой ценности.
• Сосредоточьтесь на затратах, которые действительно можно сократить или полностью исключить, а не просто отложить на время, так как в будущем они снова вернутся.
• Ищите те области своего бизнеса, в которых действительно можно оптимизировать затраты. Для определения этих областей задайте себе подобные вопросы:
• Позволит ли закрытие одного центра обработки данных оптимизировать затраты, при этом не нанося ущерба производительности? Обеспечит ли переход в облако реальную экономию финансов? Также оцените свои капитальные и операционные затраты на ИТ. Это позволит понять, в каких областях вы действительно сможете оптимизировать расходы.

Как оптимизировать ИТ-затраты?

Четко спланированный подход к оптимизации затрат на ИТ поможет компаниям добиться максимальной отдачи. Рассмотрим пять основных стратегий, которые следует учитывать при оценке затрат на ИТ:

Модернизируйте устаревшие системы

Устаревшие системы – одна из основных причин крупных финансовых затрат. Модернизация устаревших систем или их устранение – лучший способ начать оптимизацию затрат на ИТ.

Определите болевые точки пользователей

Для оптимизации ИТ-затрат необходимо определить, приносят ли используемые системы пользу вашей компании? Нужны ли сотрудникам эти системы, используются ли они с максимальной отдачей и эффективностью? Понимание болевых точек пользователя и изменение архитектуры или удаление приложений, предлагающих низкую или среднюю ценность, также являются хорошим способом оптимизации затрат.

Оцените потребность в новых технологиях

Внедрение инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и интернет вещей, может показаться правильным и эффективным решением, но действительно ли вашей компании нужны эти передовые инструменты? Прежде чем инвестировать в новую технологию или систему, проведите детальную оценку потребностей и завершите ее анализом затрат и выгод, чтобы по-настоящему понять, какую выгоду вы получите.

Используйте облачную инфраструктуру

Один из лучших способов резко снизить объемы капиталовложений – использовать облачную инфраструктуру. Благодаря облачным решениям вы можете значительно сэкономить на расходах на центр обработки данных, включая площадь, электричество, обслуживание, поддержку и многое другое. Однако при миграции в облако убедитесь, что вы получаете только те ресурсы, которые вам нужны, иначе вы можете столкнуться с проблемой перерасхода ресурсов в облаке.

Превратите оптимизацию в комплексный и постоянный подход

Будьте проактивны в отношении оптимизации затрат на ИТ, не подходите к этому процессу как к разовой инициативе. Регулярно изучайте рыночные и конкурентные тенденции, чтобы понимать, что делают другие компании для оптимизации.

Оптимизация ИТ-затрат, осуществляемая на постоянной основе, позволит определить системы, которые больше не являются работоспособными и помочь в устранении малоценных инструментов и процессов. Рассмотрение оптимизации ИТ-затрат в качестве приоритетных задач может позволить выстроить снижение затрат как устойчивое и самоподдерживающееся явление.