Офисная печать: эволюция и революция

Термин «услуги по управлению печатью» зачастую употребляется в контексте, искажающем его истинный смысл. Часто им прикрывают намерение просто продать клиенту побольше новых принтеров. Тем не менее в своём первозданном значении управление печатью – это не только своевременная организация ремонта и поставки тонеров, не только сервисные контракты, пусть даже покопийные, и даже не аутсорсинг печати. Управление печатью – это систематизированный комплекс мер, направленных на повышение продуктивности и безопасности процесса работы с документами на всём его протяжении: от ввода к обработке и хранению до вывода на печать. Для его реализации необходим регулярный и разносторонний анализ процессов и процедур, обеспечивающих документооборот.

Измерить объём айсберга

Затраты на печать часто сравнивают с айсбергом: видя верхушку, мы не подозреваем, какая огромная масса скрыта в подводной толще. «В большинстве случаев представления о стоимости печати складываются только из верхушки айсберга затрат: стоимости оборудования и расходных материалов», – отмечает менеджер по маркетингу компании АРТИ Юлия Лесная. «Если такие затраты и оценивают, то часто по косвенным признакам, например учитывая только затраты на закупку бумаги и расходных материалов», – соглашается Олег Щербаков, эксперт направления инфраструктурных решений компании КРОК. Но денежный вопрос - не единственный в списке проблем, хотя и очень важный. По различным экспертным оценкам, от 50 до 80% руководителей не считают сервис печати своей ключевой компетенцией и не ставят целью его оптимизацию. «Другая крайность – руководство компаний часто пребывает в заблуждении, полагая затраты на печать заведомо несущественными, и потому даже не пытается выделить их из общей массы офисных расходов. «В большинстве случаев такие оценки не делаются, так как доля затрат на печать в общих затратах среднестатистической российской компании довольна несущественна», – отмечает Олег Щербаков.

Однако осложнившаяся экономическая обстановка изрядно встряхнула мышление руководителей бизнесов, заставив изыскивать резервы экономии. «В последнее время всё больше компаний, независимо от размера и сферы деятельности, начинают тщательно контролировать свои расходы, в том числе связанные с печатью», – комментирует коммерческий директор компании «Никотех» Виктор Магазинный. Но желание желанием, а на практике структура расходов на печать редко бывает прозрачной: на крупных предприятиях покупка расходных материалов часто относится к операционным затратам каждого отдела, и, чтобы консолидировать эти данные, нужно приложить немало усилий.

Существует ещё целый ряд факторов (в основном связанных со спецификой инфраструктуры и парком техники), ещё более затрудняющих оценку. Кроме того, зачастую не очень понятно, каким образом контролировать печать: например, как проверять, что именно печатают пользователи, нужно им это для работы или нет. «Поскольку диапазон инструментов [оценки] простирается от «умного софта» до оценки «на глазок», то и погрешность расчёта может составить как один, так и восемьдесят один процент, – делится наблюдениями директор APT Distribution Елена Жуплатова. – Правильными методами оценки до сих пор мало кто владеет».

Следует отметить, что корректно оценить затраты организации на печать с учётом всего многообразия факторов, как правило, способны лишь внешние консультанты. Многочисленные аудиты, в том числе с участием автора статьи, выявили многие из скрытых прежде статей расходов. Зачастую у руководителей предприятий буквально открывались глаза на истинный размер затрат.

Выбор есть..

В благородном деле выявления и укрощения бизнес-процессов­-«пожирателей денег», как нам кажется, правильнее не изобретать велосипед, а использовать тот опыт и знания, что накоплены в этой области компаниями-профессионалами. Сейчас достаточно популярны комплексные решения по управлению всей подсистемой печати предприятия, которые позволяют контролировать использование как устройств в целом, так и отдельных функций (цветная печать, копирование) с наложением лимитов для сотрудников или отделов с записью всех действий пользователей в системный журнал. Подобные решения основаны на использовании аутентификации пользователей на устройствах – с помощью пин-кода, персональной карты или даже отпечатка пальца. При этом пользователи получают в распоряжение ряд удобных функций, таких как распечатка документа на любом принтере компании и отправка его на печать с любого мобильного устройства без установки драйверов.

«Рынок печати переполнен решениями по оптимизации процесса, – убеждена Полина Дроздова, руководитель направления периферии компании «Энвижн Груп». – Государственные заказчики предпочитают ПО Print Audit, инофирмы используют программно-аппаратный комплекс SafeQ от компании Xerox. Пользуется спросом и продукция компании “Никотех” – как программные, так и комплексные решения». По всей видимости, количество предложений на рынке решений для управления печатью более-менее устоялось, и изменения последнего времени связаны со слияниями и приобретениями компаний в свете всеобщей глобализации. Примеры таких решений – FollowMe Printing от компании Ringdale или SafeCom и Equitrac от компании Nuance. Предложения, продвигаемые партнёрами и независимыми поставщиками, нацелены на охват как можно более широкого спектра устройств. «Наш курс – на мультивендорные решения, – отмечает Виктор Магазинный («Никотех»). – Все они обеспечивают равные возможности сбора данных и управления техникой независимо от того, какой на ней логотип».

Соответствующие продукты предлагают и вендоры копировально-множительной техники, которые также активно участвуют в этих процессах. «Мы предлагаем комплексные решения на базе собственных устройств и ПО, – говорит Александр Надольский, руководитель подразделения по развитию сервисного бизнеса компании Ricoh Rus. – Контролировать объёмы печати помогают решения Device Manager NX и Ricoh @Remote, а Ricoh FlexSecure Print Suite позволяет предоставлять раздельный доступ к устройству и отслеживать, кто, что, когда и в каком объёме печатал». Примечательно, что большинство вендоров, отказавшись от разработки собственных решений, предпочитают приобретать как раскрученные продукты, так и готовые компетенции в виде сторонних компаний-разработчиков.

«Решений для контроля за объёмом печати много, и в двух словах об этом не рассказать, необходимо рассматривать каждую задачу локально, – резюмирует вице-президент по работе с ключевыми клиентами группы компаний MAYKOR Владимир Волков. – Кроме того, решения для офиса, производственного подразделения или торговой точки будут разные. Необходимо пригласить специалистов, они предложат варианты». Кстати, выбор внедренца – ключевой момент в деле оптимизации печати: вторжение в святая святых документооборота заказчика – вещь крайне чувствительная с точки зрения деловой этики, и для успешной работы необходимо установить доверительные, партнёрские отношения с заказчиком.

Аутсорсить или не аутсорсить?

«Давайте поручим печать сторонней организации..» Немного найдётся сисадминов, кто ни разу не сказал бы этих слов хотя бы мысленно. Действительно, раз печать не является для большинства организаций ключевой компетенцией, почему бы не доверить этот процесс профессионалам, как говорят в народе, «отдать на аутсорс»? При этом, предупреждает Виктор Магазинный («Никотех»), «нужно сохранить за собой возможность контроля, чтобы понимать, из чего складываются суммы в счетах за аутсорсинговую систему печати».

На первый взгляд, передача унылого и ресурсоёмкого процесса поддержки печати в руки «знайки» позволит забыть о картриджах, бумаге и ломающихся принтерах и сосредоточиться на основном бизнесе. «Если заказчик – не совсем маленькая компания, не типография или иная организация, где печать относится к ключевым бизнес-процессам, то все процессы печати надо передать на аутсорсинг», – считает Сергей Таран, генеральный директор компании «Онланта». На практике, однако, не всё так просто. Почему? Давайте разберёмся.

Одна из наиболее острых проблем, которые становятся бичом аутсорсингого проекта, – так называемый технозоопарк печатного оборудования (набор устройств разных брендов, мощности и функционала, по которым можно отследить предпочтения сменившихся за последний десяток лет IT-директоров). На сегодняшний день большинство поставщиков решений по аутсорсингу печати уже научились преодолевать проблему мультивендорности, однако что касается аутсорсинговых услуг, предоставляемых вендорами копировально-множительного оборудования, то поддержка мультивендорности является для них лишь неизбежным злом: вряд ли компания, торгующая оборудованием своего бренда, ставит своей целью обслуживание систем производства конкурирующих фирм. В этом аспекте, на взгляд автора, более сбалансированными выглядят предложения компаний-партнёров и независимых операторов аутсорсинга. Впрочем, окончательное решение всегда за заказчиком.

МФУ: сканер в придачу

Современное сетевое МФУ – несомненный фаворит у бизнес-заказчиков. При правильном подходе использование таких устройств очень выгодно: за цену, немногим превышающую стоимость принтера, заказчик получает в придачу сетевой сканер, копир, а иногда и факс. Но раскрывают ли эти устройства весь свой потенциал или же работают лишь в режиме принтера, в то время как остальные функции простаивают?

Многие эксперты упоминают сложность эксплуатации как одну из причин недостаточной утилизации возможностей МФУ. Так, руководитель отдела партнёрского маркетинга «Xerox Россия» Павел Рудаков считает, что «зачастую затруднения возникают из-за большого числа настроек и возможностей, проблем совместимости и ряда других сложностей», а по словам Елены Жуплатовой (APT Distribution), «подавляющему большинству пользователей просто не до того, чтобы копаться в глубоких настройках техники или софта».

Для того чтобы МФУ использовалось на все сто, эксперты в области автоматизации предлагают целый ряд программных решений. Так, компания «Никотех» рассматривает МФУ в качестве неотъемлимой части документооборота организации, на которую возложен ввод и оцифровка первичной информации. «Чтобы уже на этапе сканирования на МФУ присваивать документам необходимые для СЭД атрибуты, используются такие программные “мостики”, как NSi AutoStore и Nuance eCopy ShareScan, – говорит Виктор Магазинный («Никотех»). – Таким образом, на стадии оцифровки документов создаются предпосылки дальнейшей эффективной работы с файлами».

Почётное место МФУ в электронном документообороте традиционно признаёт и компания Xerox. «Разработанная нашей компанией инновационная платформа Xerox ConnectKey призвана унифицировать и упростить работу с офисной техникой, – комментирует Павел Рудаков (Xerox). – Это решение позволит сократить издержки на печать и повысить не только эффективность документооборота, но и степень контроля и управляемости рабочих процессов».

Один из способов повысить удобство использования, а следовательно, и экономическую эффективность МФУ, – встроенные решения в составе интеллектуальных платформ по управлению печатью. «Embedded-оболочки внешне выглядят как интуитивно понятный набор кнопок быстрого доступа к функциям МФУ, а внутри у них скрыт мощный функционал, – говорит Елена Жуплатова (APT Distribution). – Простейший пример embedded-функции – Easy Scan: достаточно нажать одну кнопку на сенсорном дисплее, и сервер в содружестве с МФУ произведут и сканирование, и обработку, и отправку документа в нужный адрес».

Остаётся надеяться, что рачительные хозяева принтерных парков изыщут возможность применить те или иные программные средства для повышения отдачи от своей техники, избавив МФУ от печальной участи серого ящика в углу, о котором вспоминают, лишь когда нужно сделать копию документа.

Печать со смартфона прозрачна

О так называемой «корпоративной мобилизации», равно как и её родной дочке BYOD, не говорит только ленивый. С одной стороны, тренд очень перспективен, с другой – источник постоянной головной боли для сисадминов и «безопасников»: ведь всей этой армией блуждающих устройств нужно как-то управлять, а как это сделать, если гаджеты принадлежат гражданам, а не корпорации? Словом, не все видят наше «мобилизированное» будущее таким уж светлым. «Однако джинн по имени BYOD уже выпущен из бутылки, и нам не остаётся ничего другого, как следовать этому тренду», – считает Виктор Магазинный («Никотех»).

Но какое отношение всё это имеет к офисной печати, спросите вы. Как ни странно, самое прямое. Десяток бизнес-приложений, установленных на смартфоне или планшете, уже не редкость, но пользователям хочется большего – распечатывать документы непосредственно с мобильных устройств. И такие возможности уже есть. Хотя поддержка мобильных устройств самый молодой инструмент в арсенале средств хранения и обработки данных, многие лидеры рынка уже внедрили соответствующий функционал в свои продукты.

И, представьте, специальных принтеров для этого изобретать не пришлось – большинство офисных устройств уже обладают практически всем необходимым, чтобы превратить мобильную печать из угрозы информационной безопасности в её защитницу. «Такие решения, как FollowMe и SafeCom, в союзе с принтерами способны создать замкнутую информационную среду, из которой данные в виде отпечатанных документов попадут только в те руки, которые отправили их на печать», – говорит Виктор Магазинный («Никотех»). Рефреном его словам звучит мнение представителя Ricoh Александра Надольского: «Многие заказчики хотят иметь возможность печати с мобильных устройств, и мы предоставляем им этот сервис через приложение AirPrint для оборудования Apple и через утилиту Smart Device Print».

Xerox предлагает продукт собственной разработки Mobile Print, причём, по словам Павла Рудакова (Xerox), «уровень доступа и перечень аппаратов для выполнения данной задачи администратор настраивает самостоятельно». А японская компания Kyocera через своих партнёров предлагает клиентам в рамках BYOD мобильные терминалы MyQ. «Эти устанавливаемые на мобильное устройство несложные приложения позволяют пользователю удобно печатать через корпоративный сервер управления печатью, а компании – контролировать безопасность этой процедуры», – комментирует Елена Жуплатова (APT Distribution).

Следует отметить, что функционал всех упомянутых нами решений организован на высоком уровне и все они полностью применимы для использования в бизнес-среде. При этом платформы, предлагаемые независимыми вендорами, позволяют одинаково успешно работать с любыми марками печатающих устройств и любыми «коктейлями» из них. Вендоры печатающего оборудования также декларируют «мультивендорность» своих проприетарных систем.

Такова ситуация вокруг одного из наиболее популярных на сегодняшний день IT-трендов. В своем нынешнем виде, по мнению автора, BYOD в известном смысле представляет собой компромисс между удобством и мобильностью с одной стороны, и безопасностью – с другой. Работает «правило рычага для ИТ»: выигрывая в скорости и гибкости, непременно проигрываешь в сохранности информации. Тем не менее руководителям, уже взвесившим риски и принявшим решение внедрять BYOD в своей организации, следует, на мой взгляд, присмотреться к перечисленным решениям для мобильной печати, предлагающим одинаковый функционал независимо от бренда.

Вопросы, связанные с BYOD и аутсорсингом, настолько всеобъемлющи, что её невозможно раскрыть даже на треть в рамках одной статьи. Автор планирует развернуть на страницах IT News полноценную дискуссию на эти темы с привлечением всех заинтересованных сторон.

Владимир Волков,
вице-президент по работе с ключевыми клиентами группы компаний MAYKOR:

«Наши заказчики стараются сконцентрироваться на основном виде деятельности и развивать бизнес, отдавая непрофильные направления на аутсорсинг. Компаниям необходимо получать качественную копию за разумные деньги, а не растить непрофильные компетенции и статьи расходов. Благодаря аутсорсингу печати они избавляются и от вопросов по приобретению запасных частей, и от задач по закупке оборудования (при работе по схеме с арендой техники)».

Виктор Магазинный,
коммерческий директор компании «Никотех»:

«Печать – очень затратная статья бюджета любой компании, однако ничто не мешает существенно снизить эти расходы. Достаточно грамотно и компетентно провести аудит, понять слабые и самые затратные места и выработать оптимальный вариант решения. При правильном подходе экономия может достигать 30 и более процентов. При этом именно универсальные программно-аппаратные комплексы предоставляют наибольшие удобство и гибкость пользователям, а администраторам – возможность управлять всем «оркестром» с единого дирижерского пульта».

Олег Щербаков,
эксперт направления инфраструктурных решений компании КРОК:

«В настоящее время предлагается широкий выбор решений для управления печатью, на основании которых можно произвести оптимизацию существующего парка техники и снизить затраты на печать. Кроме того, настроить политики печати и регулировать её объёмы. Другой класс приложений позволяет исключить нецелевое использование принтеров, что, во-первых, повышает безопасность, а во-вторых, опять же, позволяет снизить затраты за счёт сокращения ненужных распечаток, которые прямо с принтера идут в корзину».

Сергей Таран,
генеральный директор компании «Онланта»:

«Главной тенденцией в области оптимизации офисной печати я бы назвал аутсорсинг печати. В этом направлении двигаются все: и вендоры, и IT-компании, и заказчики. Главный инструмент в аутсорсинге печати — возможность оценки затрат через стоимость отпечатка».

Павел Рудаков,
руководитель отдела партнёрского маркетинга Xerox Россия:

«Существует много способов оптимизации процессов работы с оборудованием, направленных на увеличение скорости работы, минимизацию ошибок, автоматизацию документооборота. Комплексный подход к оптимизации инфраструктуры офисной печати включает в себя аудит загрузки оборудования, позволяющий без дополнительных инвестиций создать более надёжный и сбалансированный программно-аппаратный комплекс путем перераспределения заданий, отправляемых пользователями на печать».

Александр Надольский,
руководитель подразделения по развитию сервисного бизнеса компании Ricoh Rus:

«Количество запросов на предоставление услуг по управлению корпоративной печатью растёт с каждым годом – мы видим это по росту спроса на уровне нашей компании. Для банков, промышленных корпораций и розничных операторов с разветвлённой филиальной структурой комплексная оптимизация документооборота – это возможность серьёзно снизить операционные издержки, то есть весомое конкурентное преимущество».

Юлия Лесная,
менеджер по маркетингу компании АРТИ:

«Рынок печати уже не такой, как раньше. Если несколько лет назад компаниям было достаточно заниматься продажей и сервисным обслуживанием техники, то теперь заказчик требует большего. Его интересуют безопасность печати, прозрачность всех процессов и экономия затрат. Он больше не готов покупать печатающую технику «по требованию», ему нужна сбалансированная и прогнозируемая инфраструктура печати. Заказчик вырос, рынок изменился, ассортимент услуг расширился, поставщики продукции и решений адаптировались – это новая ступень развития отрасли».

Елена Жуплатова,
директор APT Distribution:

«Рынок систем управления печатью родился несколько лет назад, он молод и растёт сразу по нескольким векторам. У опытных поставщиков этих систем уже сформировался приличный портфель реализованных проектов, что позволяет серьёзным заказчикам убедиться в квалификации и надёжности провайдера услуги. Глобальные компании, внедрившие подобные системы за рубежом, приносят в Россию своё понимание новой модели управления печатью. У менеджеров многих компаний-клиентов сформировались базовые инстинкты: печать должна быть безопасной, управляемой, экономной».

Полина Дроздова,
руководитель направления периферии «Энвижн Груп»:

«Почти все заказчики остаются довольны результатами внедрения системы управления печатью. Эффект виден уже через год: сокращаются затраты на расходные материалы, объём издержек снижается в десятки раз, потому что процесс становится прозрачным. Чаще всего это решение актуально в банковской, страховой и логистической отраслях. Залог удачного сотрудничества – индивидуальный подход к каждому заказчику».

Автор: Исмаил Белов