Сокращение издержек с помощью ИТ-аутсорсинга.

Идеи аутсорсинга на западе начали внедряться в бизнес ещё в 60-х годах, а в начале 90-х по мере все более глубокого проникновения информационных технологий получили развитие практика и рынок предложений ИТ-аутсорсинга. В России этот рынок несколько моложе, поэтому у потенциальных потребителей остается осторожное отношение к использованию услуг ИТ-аутсорсинговых компаний. В некоторых случаях имеются определенные опасения или даже заблуждения. Одно из распространенных мнений, что услуги аутсорсера дороги.

Тем не менее, при правильном подходе передача ИТ-процессов (или их части) на аутсорсинг позволяет не только получить ряд преимуществ, связанных с передачей профессиональному провайдеру услуг непрофильных для основного бизнеса заказчика процессов, в том числе — высвобождение внутренних ресурсов, но и сократить издержки бизнеса. В целом, по имеющимся оценкам сокращение издержек бизнеса за счет внедрения услуг ИТ-аутсорсинга может составить 20-30% в год.

По данным консалтинговой компания Capgemini расходы 85% компаний на ИТ-аутсорсинг не превысили ИТ-расходы за аналогичный период до пользования аутсорсинговыми услугами. Четверть из этих компаний сократили до 50% расходов.

Далее мы попробуем показать — каким образом можно снизить расходы на ИТ, пользуясь услугами ИТ-аутсорсинговой компании.

Расходы ИТ-департамента

Основные расходы ИТ-департамента:

1. покупка и модернизация сетевого и компьютерного оборудования;
2. покупка и поддержка программного обеспечения;
3. персонал;
4. телекоммуникации;
5. развитие информационных систем.

Приобретение сетевого и компьютерного оборудования и программного обеспечения — это капитальные затраты и соответствующие амортизационные расходы. ИТ-аутсорсер может предложить как аренду своего или выкупленного у заказчика оборудования, так и аренду программного обеспечения в рамках модели SaaS (Software-as-a-Service). Таким образом, заказчик имеет возможность получить до 20% экономии за счет того, что не закупает оборудование и ПО, а оплачивает за полученные услуги по факту, в соответствии с тем какое оборудование или ПО он использовал в данный период.

Одна их статей снижения затрат при переходе на атусорсинговую модель — затраты на собственный ИТ-персонал, который может быть переведен в штат аутсорсинговой компании. Это, соответственно, дает заказчику сокращение косвенных расходов на АХО, рабочее место и HR. Обычное возражение в этом случае, что эти расходы будет нести сервисная компания, а, значит, конечная стоимость услуг будет сопоставима с собственными затратами. На самом деле это не так. Профессиональный ИТ-аутсорсер обладает возможностями предоставлять услуги более высокого уровня за меньшие деньги. Как это удаётся?

Во-первых, квалифицированный ИТ-специалист в аутсорсинговой компании может быть задействован на нескольких объектах, в то время как у заказчика он достаточно часто бывает недогружен — это уже дает аутсорсеру возможность повысить эффективность и снизить стоимость услуг. Поэтому задача удержания высококвалифированных сотрудников и повышения их квалификации для аутсорсера — требование бизнеса. Для этого в ИТ-аутсорсинговых компаниях активно ведутся программы внутреннего обучения, тренингов и т.д. В тоже время специалисты работают с коллегами-единомышленниками в благоприятной для них среде, оперативно осваивают новые технологий.

Во-вторых, внутри ИТ-компании постоянно ведётся работа над повышением качества услуг и производительности бизнес-процессов за счёт применения мировых практик и решений по автоматизации процессов оказания ИТ-услуг. В-третьих, большой и прогнозируемый объём работы, идентичность решаемых задач для разных заказчиков позволяет применять технологии оптимизации, как с точки зрения оборудования и ПО, так и с точки зрения организации бизнес-процессов.

За счёт перечисленных факторов аутсорсинговая компании имеет возможность оказывать ИТ-услуги более эффективно, предоставляя своим заказчикам сервис высокого уровня за меньшую стоимость. Исходя из рыночного опыта, снижение расходов в ИТ-бюджете при переходе на аутсорсинговую модель может составлять 15-20%.

Поддержка пользователей: экономия времени

Теперь о другой стороне эффективности ИТ-услуг — экономии времени пользователей информационных систем.

Решение возникающих у пользователей проблем при работе с ИТ-оборудованием и ПО занимает определенное время. Повышение эффективности оказания ИТ-услуг включает задачу снижения этого времени. Это выгодно и аутсорсеру — инженеры решают больше проблем, и заказчику — снижатся время простоя пользователей. Из практики можно привести пример, когда уменьшение среднего времени обработки обращения пользователя на 30 минут при 2500 обращений в месяц за счёт перехода к профессиональным услугам ИТ-аутсорсинга даёт экономию в 1250 часов рабочего времени в месяц. Если оценить среднюю «стоимость» сотрудника с налогами и отчислениями в фонды в 55 000 рублей, тогда стоимость часа составляет 300 рублей. Таким образом, экономия при переходе на аутсорсинг может составить порядка 4 500 000 рублей в год.

Облачные вычисления — экономично и просто

Одно из наиболее активно развивающихся направлений в области ИТ-аутсорсинга — переход на облачные вычисления (Cloud Computing) — технологии обработки данных, в которой вычислительные мощности и информационные системы предоставляются пользователю как сервис, к которому он получает безопасный доступ с любого компьютера через Интернет. При этом требования к компьютеру могут быть минимальными, в том числе это может быть нетбук, КПК или смартфон. Для реализации облачных сервисов используются мощности удалённых серверов, а в качестве ПО для доступа пользователей используется веб-браузер.

Аренда программного обеспечения

Облачные вычисления базируются на технологиях виртуализации и модели SaaS, которая предполагает аренду программного обеспечения: 1) Покупка ПО — это капитальные затраты, а аренда — операционные. Изменение потребностей в объёмах ПО не позволяют отказываться от ранее купленных лицензий, а необходимость быстро увеличивать количество рабочих мест требует иметь определённый избыток лицензий. 2) Срок жизни ПО обычно составляет 3 года. Это значит, что покупая лицензию, компания замораживает 100% средств на пассив, который через 3 года обесценится. В случае с арендой, размер ежемесячного платежа равен примерно 3% стоимости лицензии. 3) Программное обеспечение требует обновления и перехода на новые версии. В случае аренды вы всегда имеете самые свежие версии. 4) Покупка лицензий не облагается НДС, а услуга облагается, значит, арендатор может зачесть свой НДС, тем самым сэкономив 18% от стоимости продукта;

Снижение расходов зависит от количества пользователей

Конечно, для того, что бы рассмотренные примеры сокращения издержек заработали, объём услуг, предоставляемых ИТ-аутсорсером должен превышать некоторый «порог». По экспертным оценкам считается, что экономическая эффективность ИТ-аутсорсинга проявляется при обслуживании двухсот и более рабочих мест.

Экономия при поддержке среды печати

Еще одна из активно внедряемых сейчас услуг ИТ-аутсорсинга — поддержка среды печати. В качестве примера можно привести 3-х летний проект по переводу на аутсорсинг среды печати ОАО «Газпром Нефть», начатый в 2010 году при участии ИТ-аутсорсинговой компании «Онланта». В рамках проекта по результатам аудита и внедрения плана оптимизации парк печатного оборудования удалось снизить на 20%. А по результатам 2-х кварталов снижение затрат на содержание и эксплуатацию печатающих устройств составило 11%.

Согласно опубликованным данным: «передача офисной инфраструктуру под управление ИТ-аутсорсинговой компании даёт возможность заказчику экономить до 30% на печати».

В этой статье мы не рассматриваем дополнительные косвенные эффекты перехода на ИТ-ауторсинг. Такие, как, например, снижение операционной нагрузки на ИТ-директора, что позволяет сконцентрировать силы и внимание на развитии информационных систем. Или снижение рисков технических сбоев и повышение уровня информационной безопасности за счёт того, что ИТ-компания несет перед заказчиком юридическую ответственность во всех этих аспектах.

Имеющиеся примеры позволяют отметить, что оценки западных компаний экономической эффективности ИТ-аутсорсинга подтверждаются и на российском рынке. Что дает российским компаниям инструменты роста рентабельности и конкурентноспособности за счет концентрации на своём бизнесе, опираясь на услуги надёжного сервис-партнёра. В частности, руководителями КЭС-Холдинга было отмечено, что в результате перевода корпоративной информационной системы SAP ERP на централизованный хостинг в дата-центр компании «Онланта» и передачи ее на сопровождение специалистам компании удалось минимизировать инвестиции в вычислительную инфраструктуру, а также оплачивать только необходимые на данный момент вычислительные мощности, обеспечив наилучшую отдачу от вложенных средств.

«Онланта» — одна из ведущих компаний в области профессиональных услуг ИТ-аутсорсинга на российском рынке. Компания предлагает полный спектр аутсорсинговых услуг в сфере ИТ. Среди клиентов — российские и иностранные компании среднего и крупного бизнеса и государственные структуры.