Аутсорсинг печати: нюансы, о которых стоит знать

Расходы на печать надо считать не по количеству принтеров и закупаемых картриджей, а по стоимости отпечатка. Тогда появляется возможность ее минимизировать

Известно, что компания, переведя на аутсорсинг поддержку инфраструктуры печати, экономит время и деньги. Во всем мире широко используется услуга управления средой печати (или управления корпоративными системами печати — Managed Print Services), предоставляемая на условиях аутсорсинга. Она направлена на бесперебойную работу всей печатающей, копировальной и прочей оргтехники организации. Вот общепризнанные преимущества этой услуги:

Статистика, подтвержденная опытом компании «Онланта», показывает, что затраты на содержание и обслуживание печатающей техники при такой модели можно снизить на 10 – 30%.

Но снижение затрат на технику — это далеко не все. Что еще дает передача сопровождения печатающего оборудования на аутсорсинг?

Оцениваем расходы по правильной методике

Как правило, в компаниях считают отдельно стоимость принтеров, их обслуживания и расходных материалов. И почти никто не считает стоимость отпечатка. А напрасно: стоимость отпечатка в разных отделах — бухгалтерии, канцелярии, планово-экономическом отделе, службе сбыта — может заметно отличаться. Учет количества отпечатков по отделам может дать руководителю дополнительные и порой неожиданные сведения о том, где, как и сколько средств расходуется на печать. Такая информация обычно порождает массу предложений о том, как можно улучшить ситуацию.

Таким образом, реализация оплаты «за отпечаток», еще до перехода на аутсорсинг поддержки среды печати, уже приносит пользу. Улучшается управление расходами компании, появляется реальная возможность снизить их. Имея информацию о количестве отпечатков, можно планировать оптимизационные мероприятия по размещению печатающего оборудования. Как правило, сразу выясняется, что отпечатки на старом принтере обходятся намного дороже, чем на современном: технологии идут вперед, меняется стоимость запчастей и многое другое.

Бесперебойная работа принтеров позволяет высокооплачиваемым сотрудникам работать без простоев и затруднений

Второй момент. Руководители компаний редко задумываются, сколько времени тратят их сотрудники на поддержку бесперебойной печати. Оплачиваемое рабочее время регулярно уходит на планирование закупок расходных материалов, на заключение договоров, на проведение конкурсов, на работу ИТ-инженеров. Кажется, что это элементы повседневной деятельности, поэтому потраченное на них время никто не считает. А его уходит много. И это время можно сэкономить, передав поддержку среды печати на аутсорсинг.

Научившись считать стоимость отпечатка, можно положить ее в основу конкурса, ключевым требованием которого будет минимизация стоимости отпечатка. И одной подписью в договоре аутсорсинга, скажем на три года, можно сократить до минимума или вовсе исключить затраты рабочего времени на все дальнейшие работы по обеспечению бесперебойной печати в компании.

Третье. Одновременно с экономией времени повышается доступность среды печати. Ведь заказчик платит за отпечаток, и, пока его техника не печатает, исполнитель денег не получает. Поэтому исполнитель будет делать все, чтобы техника печатала. А более высокая доступность среды печати означает снижение времени простоя сотрудников из-за неработающих принтеров. Когда принтер не работает, сотрудники тоже не могут выполнять свою работу, но получают зарплату за время простоя.

Если исключить все перечисленные затраты, то получатся внушительные суммы, которые руководитель экономит, одной подписью переведя поддержку печатающей техники на форму оплаты «за отпечаток».

Об этих фактах хотелось бы напоминать руководителям каждый раз, когда они подписывают платежки на покупку или ремонт принтера, на закупку картриджей и других расходных материалов.

Автор — Сергей Таран, генеральный директор компании «Онланта».

Источник: www.ibusiness.ru/blog/autsorsing_v_rossii_vryemya_schitat_dyengi/37875